Ngày nay người ta thường nhắc nhiều đến mô hình SWOT như một công cụ quan trọng, hữu ích cho việc nắm bắt và ra quyết định đối với bất kỳ tổ chức kinh doanh nào. Phân tích SWOT giúp doanh nghiệp nhận ra điểm mạnh, yếu, cơ hội và thách thức từ chính sản phẩm, đối thủ và thị trường.
Vậy ma trận SWOT là gì và cách dùng mô hình phân tích SWOT trong kinh doanh như thế nào?
Nội Dung Chính
1. Mô hình SWOT là gì?
Hiểu đơn giản, SWOT là tập hợp viết tắt của 4 chữ cái đầu tiên của các từ tiếng Anh:
- Strengths: Điểm mạnh
- Weaknesses: (Điểm yếu)
- Opportunities: (Cơ hội)
- Threats: (Thách thức)
Phân tích mô hình SWOT giúp biết được Điểm mạnh (S) và Điểm yếu (W) nội tại doanh nghiệp đồng thời nắm bắt được Cơ hội (O) và Thách thức (T) bên ngoài công ty/ doanh nghiệp. Dựa vào đó, quản lý/ người làm marketing có thể xét duyệt lại các chiến lược, xác định hướng đi của doanh nghiệp. Nó cung cấp một công cụ phân tích chiến lược, rà soát và đánh giá vị trí và định hướng phát triển của dự án/ công ty. Bằng việc nhìn nhận và thấu hiểu sâu sắc chính mình và đối thủ kinh doanh, giúp đưa ra những chiến lược khác biệt so với đối thủ, tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.
2. Ai nên phân tích SWOT? Và SWOT được ứng dụng khi nào?
Để phân tích SWOT trong kinh doanh đạt hiệu quả chính xác, những người sáng lập công ty, nhà quản trị, đơn vị, lãnh đạo hay bất cứ ngành nghề nào cũng nên tham gia tích cực vào quá trình này và không nên giao phó nhiệm vụ này cho ai khác.
Bạn cần tập hợp một nhóm người mà họ có thể đại diện cho nhiều khía cạnh của doanh nghiệp, từ bộ phận kinh doanh và dịch vụ khách hàng đến các loại hình tiếp thị truyền thông khác nhau cũng như việc phát triển chất lượng sản phẩm…
Hơn thế nữa, những phản hồi cần thiết từ người tiêu dùng cũng có thể cung cấp cho bạn những góc nhìn đa dạng, độc nhất về vấn đề.
Nếu bạn khởi nghiệp, bạn vẫn có thể thực hiện SWOT bằng cách nhìn nhận những ý kiến từ bạn bè nếu họ biết về công việc bạn đang làm, từ kế toán, hoặc thậm chí là từ các đại lý và nhà cung cấp.
Mục đích ở đây là phải có nhiều quan điểm khác nhau.
Những tổ chức, doanh nghiệp phát triển dùng SWOT để xem xét, đánh giá tình hình hiện tại và định hướng để thiết lập kế hoạch, dự án trong tương lai.
Trong khi đó, đối với start-up, phân tích ma trận SWOT là một phần của quá trình xây dựng và lập kế hoạch kinh doanh phù hợp.
Vậy đâu là lúc thích hợp nhất để thực hiện SWOT?
- Vào đầu năm: bằng cách nhìn lại năm vừa qua và hướng đến phía trước, phân tích lúc này giúp bạn đưa ra những quyết định đúng đắn cho năm tiếp theo.
- Thực hiện thường niên: mọi thứ không ngừng thay đổi nên bạn phải thường xuyên xem xét, đánh giá lại chiến lược SWOT ít nhất là mỗi năm một lần.
- Khi có một sự biến chuyển lớn: chẳng hạn như bạn vừa nhận một khách hàng lớn và dự tính để theo dõi mức độ tăng thu nhập, hoặc khi sự hỗ trợ về chính trị bạn từng có đang thay đổi,…
- Khi bạn có ý tưởng kinh doanh độc đáo: tiến hành lập bảng phân tích SWOT lúc này giúp bạn kiểm tra tính khả thi của ý tưởng của mình.
3. Phương pháp phân tích ma trận SWOT của công ty
Như đã nêu trên, việc đầu tiên cần thiết là tập hợp một nhóm gồm những đại diện từ những bộ phận khác nhau của công ty.
Mỗi người tham dự nên có một khoảng thời gian nhất định (khoảng 10 phút) để tự hoàn thiện bản phân tích SWOT của riêng mình và tốt nhất là viết ra một tờ giấy nhỏ.
Điều này sẽ giúp tránh được lối suy nghĩ nhóm và đảm bảo tất cả ý kiến của mọi người đều được nhìn nhận.
3.1 Tìm ra điểm mạnh của công ty
Điểm mạnh là những yếu tố nội tại hay yếu tố xã hội trong tầm kiểm soát của bạn cần phát huy. Hãy nghĩ đến những nguồn lực tài sản con người và kinh nghiệm kiến thức dữ liệu mà bạn có.
Một số câu hỏi để xác định thế mạnh nổi trội của công ty bạn:
Câu hỏi mở đầu:
- Bạn làm tốt điều gì?
- Điều gì bạn làm mà các đối thủ cạnh tranh không làm được?
- Vì sao khách hàng đến với bạn?
- Điều mà bạn làm có được chứng nhận?
- Người ta nhận xét tiêu cực gì về bạn?
Về tài chính:
- Nguồn lực tài chính nội bộ nào mà bạn đang khai thác?
- Nguồn thu nhập của bạn có đa dạng?
- Bạn đầu tư những khoản nào trong tương lai?
Về cơ sở vật chất:
- Bạn đang có những tài sản lợi thế gì?
- Những lợi ích gì đến từ không gian và nhà xưởng của công ty của bạn?
- Bạn đang sở hữu những trang thiết bị nào?
- Bạn nên đầu tư hệ thống kỹ thuật mới bởi nó có lợi thế rất lớn
Về trí tuệ:
- Doanh nghiệp, tổ chức của bạn đang có những loại sở hữu trí tuệ nào?
- Thương hiệu, bằng sáng chế,…
- Phát huy tối đa những talent của doanh nghiệp
Về nhân sự:
- Bạn đang sở hữu những nguồn nhân lực nội bộ nào?
- Có những nhân tố chủ chốt trong đội ngũ công ty bạn?
- Bạn có chương trình đào tạo gì để cải tiến quản lý công việc kinh doanh và nâng cao nhân lực?
Về quy trình hệ thống công ty:
- Bạn có những quy trình nào để giúp doanh nghiệp phát triển lợi thế hoạt động hiệu quả?
Về văn hóa trong công ty:
- Môi trường bên ngoài và bên trong khi làm việc ở tổ chức, doanh nghiệp như thế nào?
- Đề xuất tôn chỉ những yếu tố mới để phát huy tối đa tiềm năng của nhân viên
Danh tiếng của công ty:
- Những khách hàng hay cộng đồng nghĩ gì về mức độ nổi tiếng thương hiệu công ty bạn?
- Làm cách nào mà bạn đạt được hay cải tiến danh tiếng?
Về vị trí trong thị trường:
- Doanh nghiệp của bạn có lợi thế nào trên thị trường mà các đối thủ cạnh tranh đang yếu kém hoặc không có? Ví dụ: thương hiệu có nổi tiếng, mẫu mã, bao bì độc đáo,…
- Bạn có kế hoạch chiến lược hay dự án gì để nâng cao vị trí của bạn trong thị trường?
Tiềm năng phát triển:
- Bạn có đề xuất kế hoạch kinh doanh hay chiến dịch quảng cáo gì để phát triển hoạt động quản trị công ty?
- Bạn có thể phát triển trong những lĩnh vực nào mà các đối thủ không có?
- Lý do chính giúp bạn có thể phát triển lợi thế là gì?
Một số mẹo giúp bạn tìm ra thế mạnh của doanh nghiệp, tổ chức:
- Hãy chân thật
- Thu thập thông tin phản hồi: Hãy đảm bảo rằng nhân viên của bạn luôn có thể phản hồi và đóng góp ý kiến một cách thoải mái và cởi mở. Bạn có thể không hoàn toàn đồng ý một số điểm, nên tốt hơn hết là bàn luận chúng với nhau.
- Giữ tập trung: Bạn muốn lắng nghe nhiều luồng ý kiến, nhưng ‘chín người mười ý’, bạn nên định hướng cả nhóm tập trung vào mục tiêu chiến lược chính.
- Hãy để danh sách những thế mạnh của bạn ở một nơi dễ tiếp cận
3.2 Xác định những điểm yếu của công ty
Mỗi người chủ doanh nghiệp đều muốn tin rằng công việc kinh doanh của họ đang thuận lợi, suôn sẻ, nên phần này của việc phân tích kinh doanh có thể khiến bạn phải đau đầu.
Tuy nhiên, đây lại là một phần rất quan trọng.
Bạn cần trung thực đánh giá những yếu điểm để giảm thiểu tác nhân gây hại cũng như tránh lặp lại thất bại của công ty thì phân tích hay quản trị mới đạt hiệu quả.
Khi phân tích mô hình SWOT, yếu điểm là những yếu tố bên trong có thể khiến doanh nghiệp của bạn gặp bất lợi. Việc phân tích điểm mạnh điểm yếu đều có những hạng mục đánh giá khá giống nhau, do đó bạn có thể tham khảo nội dung đánh giá SWOT ở trên.
Một số câu hỏi để bạn tìm điểm yếu của công ty mình:
Câu hỏi mở đầu:
- Doanh nghiệp bạn đang gặp khó khăn hay phải chật vật trong mảng nào?
- Những lí do nào khiến khách hàng chọn đối thủ cạnh tranh mà không chọn bạn?
- Có điều gì đó cụ thể ngăn bạn hoạt động một cách tối ưu?
Về tài chính:
- Phải chăng khó khăn về nguồn lực tài chính đang kìm hãm bạn? Nếu là như vậy thì khai thác bằng cách nào?
- Thu nhập của doanh nghiệp của bạn đến từ một nguồn thu chính? Nếu vậy thì đa dạng hóa nguồn thu có nên được quan tâm?
- Bạn đã chuẩn bị gì trong tương lai tài chính của mình chưa?
Về cơ sở vật chất:
- Có tài sản nào của bạn đang gây ra vấn đề không?
- Văn phòng của bạn đang ở trong tình trạng hoạt động như thế nào?
- Trang thiết bị của bạn hiện ra sao?
Về sở hữu trí tuệ:
- Có thuận lợi với sáng chế, nhãn hiệu hay bản quyền nào đang gặp phải vấn đề cần giải quyết không?
- Chính phủ có những thủ tục hành chính phức tạp nào khiến việc cấp giấy phép gặp trục trặc không?
- Công ty của bạn có mất nhiều thời gian để xin cấp giấy phép hoặc những giấy tờ tương tự?
Về nhân sự:
- Bạn đang có những nguồn nhân lực nào cho dự án phú hợp?
- Có bộ phận nào đang thiếu người hoặc chưa hiệu quả không?
- Đã có những chương trình nhân sự để quản lý và cải thiện công việc chưa? Nếu đã có thì những chương trình đó có hiệu quả không?
Về quy trình công ty:
- Lĩnh vực nào liên quan đến quy trình mà có thể được cải thiện hơn nữa?
Về văn hóa trong công ty:
- Bạn có hài lòng với môi trường làm việc mà mình tạo ra? Nếu không thì bạn đề xuất những gì?
Danh tiếng của công ty:
- Cộng đồng nghĩ về thương hiệu doanh nghiệp của bạn ra sao? Bạn có hài lòng với điều đó không?
- Vị trí hoạt động trong thị trường:
- Doanh nghiệp của bạn nắm giữ vị trí nào trên thị trường?
Về tiềm năng phát triển:
- Bạn có kế hoạch kinh doanh gì để phát triển?
- Đối thủ cạnh tranh đang phát triển theo hướng nào mà bạn không thể?
- Điều gì ngăn cản công ty của bạn không phát triển được?
Một số mẹo để xác định nguồn gốc những yếu điểm:
- Hãy nghĩ thoáng: Khi nhân viên chỉ ra một khuyết điểm mà bạn không nghĩ tới hoặc không đồng ý, đừng tỏ ra phán xét mà hãy cởi mở tiếp nhận.
- Hãy thực tế với doanh nghiệp của mình: Sẵn sàng nhìn toàn diện doanh nghiệp của mình từ trong ra ngoài một cách trung thực nhất.
- Nhớ rằng mọi doanh nghiệp đều có khuyết điểm: Đây chỉ là một phần của cả một quá trình để cải thiện công việc của bạn, vì vậy đừng nản lòng vì những thiếu sót của mình.
- Giữ danh sách những nhược điểm ở nơi dễ tiếp cận.
3.3 Xác định những cơ hội của công ty
Cơ hội, như bạn cũng biết, là những yếu tố góp phần làm nên thành công của doanh nghiệp. Những yếu tố này thuộc về ngoại cảnh và thường nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn.
Một số câu hỏi giúp bạn xác định cơ hội cho mình:
Hội nhập kinh tế:
- Nền kinh tế ở khu vực của bạn có đang khả quan không?
- Liệu nền kinh tế có cho phép người dùng của bạn mua nhiều hơn?
- Có sự chuyển biến kinh tế nào ảnh hưởng đến khách hàng mục tiêu của bạn không?
Xu hướng thị trường:
- Thị trường của bạn đang thay đổi như thế nào?
- Những trending mới nào mà công ty của bạn có thể tận dụng thành công?
- Những xu hướng mới này thuộc về cơ hội nhất thời hay dài hạn?
- Xu hướng công nghệ luôn cập nhật và đổi mới
- Xu hướng toàn cầu hóa
- Nhu cầu khách hàng ngày càng tăng
Thay đổi về cấp vốn:
- Bạn có đang mong đợi một đợt cấp vốn hoặc quyên góp lớn trong năm nay?
- Việc thay đổi về cấp vốn giúp doanh nghiệp của bạn như thế nào?
- Nhu cầu gọi vốn để thúc đẩy dự án mới
Sự ủng hộ về chính trị:
- Bạn có dự đoán mình sẽ nhận được sự ủng hộ về chính trị nào trong năm nay không?
- Những cơ hội nào có thể nắm bắt cơ cấu chính trị mới này?
- Những quy định của chính phủ
- Các chính sách luật có sự điều chỉnh theo hướng tích cực cho doanh nghiệp bạn
- Có quy định nào mới của chính phủ có thể giúp ích cho doanh nghiệp không?
Sự thay đổi về mối quan hệ:
- Có sự thay đổi tốt nào trong những mối quan hệ bên ngoài doanh nghiệp không?
- Các đại lý có đang đổi mới hoặc mở rộng không?
- Đối tác của bạn rời đi, vậy có cơ hội làm việc với ai đó mới không?
Sự biến chuyển về khách hàng tiềm năng:
- Đối tượng khách hàng đang thay đổi ra sao?
- Bạn nghĩ ra những cơ hội nào mà có thể đáp ứng với sự thay đổi này?
- Tệp khách hàng mục tiêu của bạn đang mở rộng ra không? Nếu có thì làm sao để chuyển sự mở rộng này thành nguồn lợi cho mình?
- Kỹ năng chuyên môn cần thiết để thuyết phục khách hàng tiềm năng?
Một số mẹo để liệt kê những cơ hội của bạn:
- Hãy nghiên cứu kỹ. Trả lời cho các câu hỏi trên đòi hỏi bạn phải nghiên cứu thật kỹ. Đừng ngần ngại gọi điện thoại, sắp xếp cuộc họp và nghiên cứu thị trường để xem xét, đánh giá được những thay đổi sắp tới.
- Sáng tạo. Để tìm ra “đại dương xanh” cần cả kỹ năng chuyên môn và sự sáng tạo. Hãy mạnh dạn “think outside the box” khi liệt kê những cơ hội.
3.4 Xác định những nguy cơ của bạn
“Nguy cơ là những yếu tố bên ngoài mà bạn không thể kiểm soát được, chúng ảnh hưởng tiêu cực và là mối đe dọa đến việc kinh doanh của bạn.”
Vậy nếu không thể kiểm soát được yếu tố bên ngoài thì tại sao phải tốn công xác định những nguy cơ?
Thật ra nghĩ đến những nguy cơ giúp bạn xây dựng chiến lược SWOT nền tảng phù hợp để hạn chế tối đa thiệt hại mà chúng gây ra, hoặc thậm chí là lên kế hoạch chiến dịch đối phó để bạn không bị phá sản.
Một số câu hỏi giúp bạn xác định những nguy cơ:
Hội nhập kinh tế:
- Nền kinh tế ở khu vực của bạn có đang suy thoái hay có mối đe dọa, rủi ro nào không?
- Liệu nền kinh tế có tác động tiêu cực tới sức mua của khách hàng?
- Những biến đổi kinh tế đang diễn ra có tác động hay ảnh hưởng đến đối tượng bạn hướng tới không?
Xu hướng thị trường:
- Thị trường của bạn đang thay đổi như thế nào?
- Những xu hướng mới nào có thể tác động và gây thiệt hại?
- Liệu ngày càng có nhiều cạnh tranh và đẩy bạn ra khỏi thị trường?
Thay đổi về cấp vốn:
- Bạn có dự tính rằng sẽ có một khoản cắt giảm nguồn cung cấp vốn cho một dự án trong năm nay?
- Những thay đổi về cấp vốn có ảnh hưởng xấu lên việc kinh doanh của bạn? Nếu vậy thì như thế nào?
Sự ủng hộ về chính trị:
- Bạn có dự đoán rằng sẽ có sự thay đổi về sự ủng hộ về mặt chính trị trong năm nay?
- Có những mối đe dọa hay rủi ro gì khiến bạn nên lo lắng về sự chuyển biến chính trị?
- Doanh nghiệp của bạn mất gì do những thay đổi về chính trị này?
Những quy định của chính phủ:
- Có sự thay đổi nào về quy định mà gây tiêu tốn tiền hơn hoặc làm thiệt hại sản xuất không?
- Những quy định mới này có thể gây ra những tổn thất gì?
Thay đổi về các quan hệ kinh doanh:
- Những quan hệ kinh doanh với môi trường bên ngoài có thay đổi?
- Có xích mích gì với đối tác hoặc các đại lý không?
Thay đổi về đối tượng khách hàng tiềm năng:
- Đối tượng khách hàng đang thay đổi ra sao?
- Theo dõi sự thay đổi về đối tượng khách hàng này đem lại những rủi ro tiềm tàng gì?
- Khách hàng của bạn đang thay đổi theo hướng mà bạn không thể đáp ứng?
Một số mẹo để xác định những nguy cơ:
- Hãy nghiên cứu thị trường xác định rõ các yếu tố bên ngoài
- Liệt kê mọi nguy cơ cần giảm thiểu mà bạn có thể nghĩ tới, cho dù nó chưa gây ra hậu quả trước mắt
- Những mối nguy cơ luôn tồn tại, cho nên đừng lo lắng quá về điều này. Vẫn tốt hơn khi biết về những nguy cơ này hơn là làm lơ chúng.
Ở trên là những cơ hội và thách thức mà mô hình SWOT đã chỉ đã được trong nền kinh tế thị trường hiện nay. Cung như giúp doanh nghiệp vạch ra chiến lược phòng thủ hiệu quả.
4. Thực hiện mô hình SWOT như thế nào?
Sau khi đã trả lời một cách chính xác về tổ chức của bạn: Điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, nguy cơ, giờ đã đến lúc doanh nghiệp đưa ra những chiến lược phù hợp. Và sau đây là 4 chiến lược căn bản có thể tham khảo để đạt được mục tiêu cuối cùng:
- Chiến lược SO (Strengths – Opportunities): theo đuổi những cơ hội phù hợp với điểm mạnh của công ty.
- Chiến lược WO (Weaks – Opportunities): vượt qua điểm yếu để tận dụng tốt cơ hội
- Chiến lược ST (Strengths – Threats): xác định cách sử dụng lợi thế, điểm mạnh để giảm thiểu rủi ro do môi trường bên ngoài gây ra
- Chiến lược WT (Weaks – Threats): thiết lập kế hoạch “phòng thủ” để tránh cho những điểm yếu bị tác động nặng nề hơn từ môi trường bên ngoài
– Ứng với bốn yếu tố của mô hình SWOT, trong mỗi ô, nhìn nhận lại và viết ra các đánh giá dưới dạng gạch đầu dòng, càng rõ ràng càng tốt.
– Thẳng thắn và không bỏ sót trong quá trình thống kê. Doanh nghiệp cũng nên quan tâm đến những quan điểm của mọi người.
– Biên tập lại. Xóa bỏ những đặc điểm trùng lặp, gạch chân những đặc điểm riêng biệt, quan trọng.
– Phân tích ý nghĩa của chúng.
– Vạch rõ những hành động cần làm, như củng cố các kỹ năng quan trọng, loại bỏ các mặt còn hạn chế, khai thác các cơ hội, bảo vệ khỏi các nguy cơ, rủi ro.
– Định kỳ cập nhật biểu đồ SWOT, làm tăng thêm tính hoàn thiện và hiệu quả.
Lời kết
Hy vọng với những thông tin tổng quan trên đây đã giúp bạn hình dung rõ hơn về công việc phân tích SWOT là gì cũng như các cách phân tích SWOT công ty một cách chính xác.
Chúc bạn gặt hái được nhiều thành công khi thực hiện phân tích SWOT và ứng dụng mô hình này vào lĩnh vực kinh doanh phát triển doanh thu doanh nhiệp nhé!
Để tìm hiểu thêm các thông tin hữu ích về Marketing Online cũng như các kiến thức kinh doanh khác bạn vui lòng truy cập website chính thức của tôi tại: nguyendinhanh.com
BÀI VIẾT XEM THÊM:
