Eisenhower là Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ, ông phục vụ hai nhiệm kỳ liên tiếp từ năm 1953 đến năm 1961.
Trước khi trở thành Tổng thống, Eisenhower là vị tướng 5 sao trong quân đội Hoa Kỳ, từng là Tư lệnh tối cao của lực lượng đồng minh châu Âu trong Thế chiến II, và chịu trách nhiệm lập kế hoạch và tham gia chiến trường tại Bắc Phi, Pháp, và Đức.
Ngoài ra, ông còn giữ chức Hiệu trưởng của Đại học Columbia, trở thành Tư lệnh tối cao đầu tiên của NATO, và bằng cách nào đó ông vẫn sắp xếp được thời gian để theo đuổi sở thích chơi golf và vẽ tranh sơn dầu của mình.
Eisenhower có một khả năng phi thường trong việc duy trì năng suất làm việc của mình không phải chỉ trong nhiều tuần hoặc nhiều tháng, mà là trong nhiều thập kỷ. Vì lý do đó, không ngạc nhiên khi mà các phương pháp quản lý thời gian, công việc và năng suất làm việc của ông đã được nhiều người bỏ công để nghiên cứu.
Chiến lược làm việc hiệu quả nổi tiếng nhất của ông đã được đặt tên là Eisenhower Box (Ma trận Eisenhower) và đó là một công cụ ra quyết định đơn giản mà bạn có thể áp dụng ngay từ bây giờ.
Nội Dung Chính
Ma trận Eisenhower là gì?
Đây là một ma trận dùng để đưa ra quyết định cho một hành động nào đó bằng cách xây dựng dựa trên 2 tiêu chí để đánh giá mức độ ưu tiên của công việc, đó là sự quan trọng và tính cấp thiết.
Ma trận Eisenhower giúp ta học cách phân biệt nhiệm vụ nào là quan trọng và nhiệm vụ nào là khẩn cấp. Buộc ta phải tự đặt ra câu hỏi liệu nhiệm vụ đó có thật sự cần thiết hay không?
Giả sử chúng ta có một danh sách những công việc/hoạt động trong ngày, nhưng chưa biết nên làm cái gì trước, cái gì sau, chúng ta sẽ chỉ cần nhìn vào 2 tiêu chí này là có thể bắt đầu quá trình “sàng lọc”.
Ma trận Eisenhower không phải là một chiến lược hoàn hảo, nhưng là một công cụ giúp tăng hiệu quả công việc và loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian và không giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu của mình.
Cách áp dụng ma trận Eisenhower
Phân biệt Khẩn cấp và Quan trọng
“Việc quan trọng thường không khẩn cấp và việc khẩn cấp thường không quan trọng” – Dwight Eisenhower”
Công việc quan trọng là những công việc mang tính lâu dài, hướng đến mục tiêu, giá trị cần đạt được, có thể không cần thực hiện trong ngày một ngày hai. Đây là những nhiệm vụ cần làm và đang ảnh hưởng đến định hướng tương lai của bản thân. Định hướng đó có thể là sức khỏe, gia đình, sự nghiệp, tình yêu,…
Công việc khẩn cấp là những nhiệm vụ mang tính cấp bách, cần thực hiện ngay lập tức dù có khi bạn chưa sẵn sàng cho việc đó. Vì chúng đòi hỏi sự chú ý đến những hậu quả của việc không có hành động đối phó ngay lập tức.
Nếu việc “quan trọng” cho phép chúng ta có thời gian bình tĩnh, sắp xếp kế hoạch để thực thi thì việc “khẩn cấp” đòi hỏi phản ứng nhanh chứ không chờ đợi, nhìn hay phân tích tổng thể.
Không phải ai cũng có thể nhận ra được đâu là nhiệm vụ “quan trọng” hay “khẩn cấp”, điều đó khiến cho hiệu suất công việc giảm, gây mất cân bằng trong cuộc sống lẫn sự nghiệp. Vì vậy, quản lý thời gian nói chung và ma trận Eisenhower ngày càng được lan truyền rộng rãi như mô hình nhắc nhớ chúng ta phân biệt giữa những gì quan trọng và những gì là khẩn cấp, hướng tới tạo lập kế hoạch và xây dựng thói quen thành đạt.
Áp dụng ma trận Eisenhower
Do cốt lõi của phương pháp Eisenhower dựa trên độ quan trọng của một công việc (không tính độ cấp thiết vì cái đó gần như bạn không thể kiểm soát được), nên để áp dụng được phương pháp này, bạn cần biết điều gì là quan trọng trong cuộc sống của mình.
Sự quan trọng của một việc phụ thuộc nhiều vào hoàn cảnh, giá trị sống và mục tiêu của mỗi người. Cá nhân mình không thể chỉ cho bạn điều gì là quan trọng nhất, và mình càng không thể viết một bài phân tích về điều đó được (thật nhảm nhí khi cố gắng chứng minh một điều gì là quan trọng với tất cả mọi người).
Áp dụng chiến lược của Eisenhower thực ra rất đơn giản. Hãy liệt kê những nhiệm vụ bạn phải làm, kể cả những nhiệm vụ không quan trọng nhưng làm mất thời gian của bạn. Sau đó sắp xếp các nhiệm vụ đó dựa trên tầm quan trọng và tính cấp thiết của chúng.
- (P1): Quan trọng và khẩn cấp (nhiệm vụ cần phải làm ngay lập tức).
- (P2): Quan trọng nhưng không phải khẩn cấp (nhiệm vụ được lên kế hoạch để làm sau).
- (P3): Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác).
- (P4): Không khẩn cấp cũng không quan trọng (nhiệm vụ phải được loại bỏ).
Để có thể áp dụng được ma trận này chúng ta cần hiểu được các yếu tố P1, P2, P3, P4 là gì, cần lưu ý gì.
(P1): Nhiệm vụ khẩn cấp và quan trọng (Cần thực hiện ngay lập tức)
Ở cấp độ này, công việc được ưu tiên số 1, phải làm ngay. Gồm 3 loại việc:
- Xảy ra không đoán trước được: Bệnh tật, cuộc họp khẩn cấp, nhiệm vụ bất ngờ, các cuộc điện thoại quan trọng, email công việc…
- Đoán trước được: Cuộc họp đã lên kế hoạch trước, họp định kỳ, sinh nhật người thân, đám cưới bạn bè…
- Do trì hoãn để tới sát hạn chót: Làm báo cáo, làm bài thuyết trình, kiểm tra…
Nhìn chung đây là những việc cần làm ngay lập tức. Do đó, chúng thường đưa chúng ta vào trạng thái vội vàng và tình huống cấp bách. Điều này khiến những việc bạn thực hiện không đạt được hiệu quả tối ưu. Các việc thuộc nhóm P1, bạn có thể làm ngay hoặc tìm cách để chuyển nó sang nhóm P2 từ đó làm việc theo kế hoạch cụ thể. Nếu bạn muốn có một cuộc sống lành mạnh và khoa học hơn, hãy hạn chế những trường hợp trên.
Với những việc làm thuộc nhóm 1, bạn cần dành từ 15-20% quỹ thời gian để hoàn thành.
(P2): Nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp (Được lên kế hoạch để thực hiện sau)
Bạn hãy dành nhiều thời gian cho những việc này. Chúng thường không khẩn cấp, nhưng sẽ tích lũy dần để giúp bạn đạt được thành tựu mong muốn. Nhóm này bạn cần đầu tư 60 đến 65% quỹ thời gian của bạn cho nó.
Tuy nhiên nếu bạn không biết điều gì là quan trọng nhất với mình, hay những giá trị mục tiêu mà bạn cần theo đuổi, thì hiển nhiên bạn sẽ không thể xác định được thời gian cần thiết cho những công việc đó. Ngược lại, bạn sẽ chỉ bám vào những hoạt động “trông có vẻ” là khẩn cấp nhất.
Chúng ta thường đặt những nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp vào bên lề cuộc sống và tự nói rằng: “Mình sẽ thực hiện chúng vào một ngày nào đó, sau khi giải quyết toàn bộ mấy chuyện khẩn cấp”. Thậm chí, chúng ta còn trì hoãn việc tìm hiểu xem điều gì là quan trọng nhất đối với bản thân. Việc này thường lặp đi lặp lại như một chu kỳ mà trong đó, bạn chỉ giải quyết những công việc khẩn cấp nằm đầu danh sách.
Nếu bạn đang đợi đến khi lịch trình của mình trống một chút để dành thời gian làm việc quan trọng, vậy thì có thể “một ngày nào đó” không bao giờ đến. Bạn sẽ luôn cảm thấy bận rộn như hiện tại, và dẫu có ra sao thì cuộc sống cũng chỉ trở nên bận rộn hơn khi bạn lớn tuổi hơn, ít nhất là đến bạn khi về hưu.
Để giải quyết vấn đề này, bạn cần dẫn dắt cuộc sống của mình theo một cách chủ động: “Tôi sẽ dành thời gian cho những việc này dù cho có chuyện gì xảy ra đi chăng nữa”.
(P3): Khẩn cấp nhưng không quan trọng (nhiệm vụ nên bàn giao cho người khác)
Các công việc ở nhóm này thường không có gì ý nghĩa cho việc hoàn thành mục tiêu của bạn cả, nhưng nó lại có sức ép về thời gian cần bạn phải làm gấp. Hãy tìm cách giải quyết những việc này càng nhanh càng tốt và chỉ nên dành 10-15% trong quỹ thời gian của bạn.
Ví dụ như: Đồng nghiệp nhờ chuyển tài liệu cho phòng ban khác, đồng nghiệp nhờ chỉnh sửa lại tài liệu hộ, cộc gọi tán gẫu từ người thân hay bạn bè lâu ngày không gặp…
Mọi người thường dành hầu hết thời gian cho những việc này bởi vì nghĩ rằng chúng quan trọng. Trên thực tế, nếu chú ý quan sát, bạn sẽ nhận ra chúng không phục vụ cho mục tiêu của chính mình, càng không giúp bạn tiến bộ hơn. Về lâu dài, bạn sẽ cảm thấy mệt mỏi và kiệt sức khi phải dành quá nhiều “thời gian chết” cho những hoạt động này. Nghiêm trọng hơn, nó thậm chí còn tạo cho bạn tâm lý bất mãn, khó chịu với người khác.
Người dành quá nhiều thời gian thực hiện các việc khẩn cấp nhưng không quan trọng thường mắc “Hội chứng người tốt” và luôn muốn làm hài lòng người khác. Thế nhưng, bạn cần lưu ý rằng, người khác có thật sự cần sự giúp đỡ của bạn hay không? Hay chính bạn đang đánh đổi thời gian của mình mà thậm chí còn không giúp được họ?
Cách tốt nhất để giải quyết công việc này là bàn giao chúng cho người thích hợp, đồng thời hãy học cách nói “Không”, kết thúc cuộc trò chuyện và từ chối thật khéo léo để dành thời gian cho các công việc quan trọng hơn.
(P4): Nhiệm vụ Không khẩn cấp cũng không quan trọng (Cần được loại bỏ)
Đây là những công việc vô nghĩa, không giúp ích gì cho các mục tiêu của bạn, vừa khiến bạn tiêu tốn thời gian, tâm trí. Chỉ cần kiểm tra lại quỹ thời gian hằng ngày, bạn sẽ phát hiện rằng mình dành quá nhiều thời gian cho các hoạt động không khẩn cấp cũng chẳng quan trọng. Để rồi, bạn nhận ra mình có thể dành thời gian đó để theo đuổi những mục tiêu quan trọng và ý nghĩa hơn.
Ví dụ như: Xem phim, lướt facebook, nói chuyện, đọc báo trong giờ làm, chơi game quá nhiều, nói chuyện riêng trong giờ làm…
Tất nhiên, điều này không có nghĩa rằng bạn cần loại bỏ những nhiệm vụ trên một cách hoàn toàn. Thế nhưng, bạn cần phân bổ thời gian cho những việc này ở mức tối thiểu nhất, ít hơn hoặc bằng 5% trên tổng thời gian sinh hoạt là con số phù hợp.
Khi có ý định thực hiện các hoạt động ở nhóm này, hãy tự hỏi bản thân liệu sẽ nhận được lợi ích gì? Nếu không có hoặc có rất ít, hãy kiên quyết chuyển sang việc khác để tránh lãng phí thời gian.
Một số điểm được rút ra từ việc sử dụng ma trận Eisenhower
- Loại bỏ trước khi tối ưu hóa
Không có cách nào làm một công việc nhanh bằng việc không làm gì cả. Đó không phải là lý do khiến ta trở nên lười biếng mà là một gợi ý thúc đẩy chúng ta đưa ra quyết định khó khăn và loại bỏ bất kỳ nhiệm vụ nào không giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ và mục tiêu của mình.
Phương pháp của Eisenhower đặc biệt hữu ích vì nó buộc chúng ta đặt ra câu hỏi liệu một hành động có thật sự cần thiết, từ đó dần dần chúng ta tiến tới “Bỏ đi” nhiệm vụ đó chứ không phải còn lặp lại nó một cách vô thức. Thành thật mà nói, nếu ta cứ đơn giản loại bỏ tất cả những điều khiến ta lãng phí thời gian mỗi ngày thì có lẽ sẽ không cần bất kỳ lời khuyên nào nào nữa.
- Hai câu hỏi giúp làm rõ toàn bộ quá trình đằng sau phương pháp của Eisenhower
a. Tôi đang làm việc vì cái gì?
b. Các giá trị cốt lõi định hướng cuộc sống của tôi là gì?
Trả lời những câu hỏi này sẽ giúp chúng ta phân loại rõ từng nhiệm vụ trong cuộc sống thành các nhóm khác nhau. Quyết định những việc phải làm và những việc phải bỏ đi sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều khi bạn hiểu rõ đâu là thứ quan trọng nhất đối với bạn.
Ma trận Eisenhower không phải là một chiến lược hoàn hảo, nhưng có thể nó là một công cụ ra quyết định hữu ích, giúp tăng hiệu quả công việc và loại bỏ những hoạt động gây lãng phí thời gian và không giúp chúng ta hoàn thành mục tiêu của mình.
Lời kết
Ma trận Eisenhower là một phương pháp quản lý thời gian phù hợp với những người có mục tiêu nhưng không bao giờ đạt được vì không có đủ thời gian. Với Eisenhower, bạn sẽ biết cách đánh giá lại các nhiệm vụ ưu tiên của mình. Đồng thời học cách tập trung vào những gì quan trọng hơn là sự khẩn cấp giả tạo. Bạn sẽ không bao giờ phải căng mình để giải quyết một mớ công việc hỗn độn nữa.
Để tìm hiểu thêm các thông tin hữu ích về Marketing Online cũng như các kiến thức kinh doanh khác bạn vui lòng truy cập website chính thức của tôi tại: nguyendinhanh.com
BÀI VIẾT XEM THÊM:
- Tìm hiểu về một số mô mình Marketing trong kinh doanh
- Mô hình SWOT và ứng dụng hiệu quả trong kinh doanh
- Mô hình tổ chức ma trận trong doanh nghiệp
